私车公用的税会处理,看这一篇就够了

如果单位没有公务用车,意思就是公司的资产账上没有车辆。
那么
单位来了客人,让员工开自己的车去接一下,这个费用怎么出?
老板自己的私车一直放公司,对员工说,你们要办事就都开这个车去,老板的车很多,这个车就一直放公司大家用了。那车辆发生的费用怎么才能入到公司账上?
员工自己的车平时都是自己使用,平时为单位市内办事,市外短途办事开了自己的车,这个费用怎么出?
……
以上问题,我相信大部分公司都能遇到。特别是目前很多国企公务用车都改革了,单位基本只保留了仅有的几辆供接待客人使用的公务车,其他的员工办事基本没有公车使用,那这种问题就越发凸显出来了。
我们来看看日常比较常见的操作方式!

1
 以交通补贴的方式处理
公务员公车改革后,就是按照级别给不同级别的人发放不同金额的车辆补贴,当然这部分补贴就是工资薪金的组成部分,同一级别的人每个月补贴金额是一致的,那么有了这个津贴,你平时办事这些就不能再单独报销任何费用了。
这是一个好办法,一方面不需要发票报销「当然也有采取用发票报销方式领取补贴」,但不管你是直接现金方式发放还是报销方式向职工支付的收入,均应该视为个人取得公务用车补贴收入,按照工资薪金计算缴纳个人所得税。
《国家税务总局关于个人因公务用车制度改革取得补贴收入征收个人所得税问题的通知》(国税函[2006]245号)第一条规定,因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入,均应视为个人取得公务用车补贴收入,按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。
注:对于这种交通费补贴,计算个税,各地还有不同的标准,标准以下免税,标准以上征税,这个需要看各地的具体政策。
另一方面,标准固定,方便核算和管理。单位人人有份,统一发放或统一报销的补贴都并入工资计税也并没有任何税务风险。
但是这里面有个问题,就是不能兼顾公平。
补贴发放只考虑的级别差异,但是同一级别的人由于工作性质不一样,出门办事的频率肯定不一样,当然也有企业为了公平合理,按照工作性质也额外加了一个岗位额外补贴「特殊岗位多发点」,来平衡这种差异,这样做的话就更合理了。
但是,你考虑的再周全也有临时额外任务的发生,固定的补贴永远考虑不到临时任务。
这种情况下也好办,那就是单位在每个月度薪酬考核时候,可以加入出车单制度,员工对自己额外非岗位本职工作的临时出车事项以及里程「这个需要公司以制度方式定下来,主要要包括里程的补贴金额」以填写出车单方式提出补贴申请。
经过审核「这个审核流程就看公司具体的管理要求」后增加到每个月工资里面。这点有点类似加班费,多加班了就多发点。
好了,以上就是一种做法,采取车辆补贴方式来解决。
这种处理方式的优点:
核算简单,可以不需要发票直接发放,标准统一,企业容易计算和管理。
这种处理方式的缺点:
全部计入员工个人工资,对于用车多的人来说,个人所得税负担重,形成我出去办事多,我申请的交通补贴就多,补贴的金额如果在刚好能弥补了我的自用车辆费用没什么盈余了的话,我拿的多反而我的个人所得税扣多,最后算下来我自费出门办事最后还亏了,干的多拿的少的现象又出现了。这比较要命!
2
建立报销制度,据实报销方式
好了,我们再来看私车公用的其他处理方式,很多单位不想把这个当成一个人人都按标准享有的补贴来发,他们觉得,我员工自己开车为公司办事,事项合情合理,发生的费用就应该据实报销。
这个说法,我觉得,没毛病!该不该?该!
为什么没有问题?很简单,《基本准则》第十六条规定企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告,不应仅以交易或者事项的法律形式为依据;第三十三条规定费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。
我私车公用发生的费用完全是满足会计准则费用定义的要求,是企业日常活动中发生的与企业生产经营相关的费用,我按照经济实质进行会计确认,计量和报告,没有任何问题!如果你不入账反而不能反映企业真实业务,那才是隐匿费用,会计信息失真的表现。
那怎么做?
会计有《准则》,还得制定报销凭制度。《准则》是个方向,具体企业管理中还得在准则的框架下建立符合企业经营管理的财务报销制度,这样大家都以统一的标准来进行报销核算,在业务真实性考察上才更符合内部控制和管理要求。
没有规矩就不成方圆,如果这个人报销是这个标准,其他人又是另外一个标准,那对于费用真实性问题就存在漏洞,也会导致会计信息失真。
所以,建立制度是关键!
你可以单独制度一个私车公用报销制度,也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。
制度其实主要规定报销流程和报销相关单据,报销流程和单据就是具体怎么做?填写那些单据,准备那些票据?
包括出差前提出出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」,出差完成后的出差总结报告,出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等」
具体出差过程中的过路费、停车费等费用可以凭票填写报销单,油费这块处理主要可以采用里程数来报销并配以相应的合法合规的加油费发票。当然抬头都应该开成公司抬头。
制度里面规定主要的出差地点,一般长途出差公司不会允许自己开车的,都是省内出差,所以把省内主要的市州公里数以制度的方式固定下来,实际出差就按照制度规定的里程采取每公里定额报销多少钱的方式计算。
制度建立好后,就按照制度执行,报销后直接可计入差旅费。
关键的涉税方面,我们会计首先还是要关心的准则对核算的要求,税务的东西也重要,但是不是做账的主导。
可能税法现在真的太严格了,所以大部分会计看问题很多时候都没从会计核算角度看问题,首先就是税法满足条件不,感觉就是只要税法允许,我就能报销,其实这根本就是两回事。
我们在日常核算中肯定是先考虑会计制度要求,税法的合规性要求我们也必须审视,报销制度如果和税法规定有差异,要么你就调整制度,要不你就进行纳税调整。
正常情况下,我们都是既要满足核算要求,又不产生纳税风险,所以会计制度制定完后,我们就要看看税法上符合要求不,然后再反过来调整制度,让其满足税会双要求。
税务上怎么说?
1
企业所得税也有规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出、包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得税额时候扣除。
其实关于实报实销这种情况,实务上并没有明确的规定。只是说允许扣除的费用必须真实合理。但是真实合理这个就不好说了。前面为什么要求大家建立完整的出车制度,其实不就是在证明业务的真实合理吗?如果就拿几张油费发票就处理了,这个可信度就没有那么高了,毕竟这种和私人消费相关的费用很难说是不是真是因公支出的,被税务局纳税调整的风险就大了。
具体来说,关于发票,这种报销涉及发票有通行费发票、加油票、停车票。制度应该规定都凭票报销,这样避免做假行为,保证税务检查是对合理性的解释。
因为发票真伪,开票日期会佐证出差的真实性,发票上有出差的时间和地点显示。至于发票抬头,通行费发票基本是通用机打发票,没法打公司抬头,目前通行费电子发票需要开具公司抬头发票。停车票定额发票为主更莫法打。加油票必须打印成公司抬头。
2
个人所得税方面,这些费用都是员工发生的与企业生产经营有关的实报实销的费用,和任职没有关系,更不能扯到交通费补贴上来,性质等同于差旅费,二哥觉得完全不需要代扣个人所得税。
因为以实际发生的费用来报销也不属于国税函2006年245号文中规定的取得的补贴收入,这仅仅是个人因公出差实际发生费用的报销而已。员工并未因此获得收益。
但是请注意,这个也有地区执行差异,我估计也是主要为了堵塞税收漏洞。
比如四川税务,要求员工私人车辆用于公司经营活动,没有签订租车合同或协议,直接报销相关费用,应并入工资薪金所得,扣缴个人所得税。所以对于这种方式处理,还是要做好和当地税务的提前沟通,特别是一些大型企业,私车公用较频繁、涉及金额大的,更应该做到提前沟通,否则后期让补税,那金额可不少。
千万不要闻税色变
其实,税务的有些规定其实主要还是为了堵塞税收漏洞,比如这个私车公用的漏洞。
1、实报实销方式,税务局主要担心的风险就是通过凭票报销的方式发放人人有份的补贴,把工资变相的以这种方式发放,来规避个人所得税。所有有了245号文的规定。而且在现实工作中,有时候也很难区分你到底是个人消费还是公司费用,特别是在证据链不足的情况下。
2、担心虚报费用的方式来增加公司经营成本,偷逃企业所得税,比如用大量加油票来报销,都是虚假业务。所有需要审核你的业务真实合理性。
但是我们不能因为这个就觉得正常的经营业务制定制度报销就都是不能操作的,都要扣个税才对。
只要我们制度健全,费用合理,出差业务证据充分,我们又不是变相发补贴,又不是违规乱报销,那这种操作方式我觉得就能去和税务沟通协调,获得税务的认可,而不是说一言不合都不行,只要报销就涉及个税,这也是提醒财务人员沟通能力,体现财务价值的时刻。
这种处理方式的优点:
完全可以兼顾公平,那个人用车多少就报销多少,清晰明了。
这种处理方式的缺点:
相对复杂,实报实销最麻烦的就是证明业务真实,因为私车公用的费用很容易和个人消费混为一谈,所以在业务真实性上的证据链证明就很重要,有没有相对固定的制度,票据是否真实有效,这些做不到位都可能导致税务风险,包括所得税不能税前扣除,个人所得税未代扣代缴等
其实对于实报实销这种监管,我觉得滴滴打车就做的非常好,如果单位为了把控风险,不允许进行私车公用的报销,而是采用按实际打车费用报销的话,滴滴发票给了很好的一个方案。
因为滴滴发票不仅可以开公司抬头,更配上了行程单,这对真实性的校验可谓就更进一步了,关键是方面,滴滴还推出了企业版,专门定制企业出行,我觉得企业如果想对员工出行进行实报实销,又减少私车公用的风险,完全可以采用这种方式进行。
3
租车,签订租车协议的方式
好了,最后我们再来说说私车公用签订租赁合同的这个事情。
很多人一提到私车公用就说要签订租赁合同,要去代开发票。其实这仅仅是一方面,按照之前那两种处理方式,我完全没必要签订租赁合同啊,我的车都没租给公司,都是临时使用一下,费用也是实报实销而已,一定期间的支配权都是我自己,晚上我就开回家了,我签那门子租赁合同呢?不是自找麻烦嘛,公司那么多人都这样操作你财务不被骂死才怪!
我们来看看这个思路
如果车是公司的,那好说,资产是公司的,公司的车你就不能乱支配,开回家,周末到处开着玩就不行,公司的车发生的费用,包括保险、油费、停车费、洗车费等都可以据实报销。折旧也可以在公司费用列支。
公司没有车,在租车行租一个车,在租赁期间内,车的支配权是公司的,那使用期间的发生的与使用相关的过路费、停车费、洗车费按照租赁协议规定凭借合法凭证可以据实报销,这个完全没有问题。但是与车辆相关的保险、折旧那就不能报销,因为与车辆权属相关的费用租车行已经算到租赁费里面了,你再报销就不合理了。
那么公司对外租入一个车同公司租员工的车、租股东的车、租老板的车是不是一个道理?
之前的两种方式算不算租?我觉得不算,车辆支配权在租赁期不完全是公司的,怎么能算租呢,你自己的车周末就开出去踏青了。如果是租给公司,那就得下班就停放在公司,在租赁期间只能因公使用。如果这种也非要规定签订个租车协议让员工去开发票,那平时怎么区分这个车用的油费那些是他自己用的,那些是因租车用的?
所以,之前问题2中的法人的车,长期停放公司使用,报销的费用,就可以参照签订租赁协议方式进行,协议规定权利义务,报销相关使用的费用。而租赁费部分,法人应该凭合同代开增值税发票给公司入账。
协议怎么签?这个没有统一的格式,无非就是规定好租赁期间,费用以及相关的权利义务。注意,不是你签订了协议就可以肆意妄为的报销费用了,合理性也很重要,什么是合理性?根据公司规模,车辆的正常行驶油耗一个月能用多少费用,这个就是合理性。
这种处理方式的优点:
税务风险比较小,目前很多税务局对私车公用的解答都是要求签订私车公用协议,然后据实报销与车辆日常消耗相关的费用。
这种处理方式的缺点:
大企业,每个人都涉及到用自己车出门办事,可能涉及几百号人都有,这种就有点不符合实际业务,有点为难财务人员了,一个车去签订个合同,还要让员工去开发票,还涉及企业代扣代缴个人租赁业务所得税,实操确实很有困难

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